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Découvrez vos #ServicesNumériques nouvelle génération
 


Après 17 années de bons et loyaux services, le bureau virtuel Lyon2 prend sa retraite. Il a été remplacé début juillet par une nouvelle messagerie basée sur Outlook, hébergée sur les serveurs de l'Université.

Accès direct :
» 01 / La migration de vos données
» 02 / L'accès à la nouvelle messagerie
» Avant de partir en vacances : récupération de vos documents
» Foire aux questions

  01 / COMMENT VA SE PASSER LA MIGRATION DE MES DONNÉES ?

» Concernant vos messages, calendriers et contacts : vous n'avez rien à faire. À partir du 2 juillet, vous recevrez vos nouveaux messages dans votre nouvelle messagerie et retrouverez progressivement vos anciens messages, calendriers et contacts.

Attention, si vous aviez placé un renvoi de messagerie dans votre Bureau Virtuel (par ex. vers une adresse personnelle type gmail.com, outlook.com, yahoo.fr...), cette redirection va disparaître. Pour des raisons de qualité de service, il ne sera plus possible de faire des redirections de messagerie.

» Concernant vos documents : à partir du 2 juillet, il vous sera possible de procéder à l’archivage de vos documents stockés sur le BV via un outil de récupération en ligne. D'ici là, nous vous invitons à en profiter pour faire le ménage (tri et classement) dans vos documents personnels et dans ceux des groupes dont vous faites partie, afin de vous y retrouver plus facilement.

  02 / COMMENT ACCÉDER À MA NOUVELLE MESSAGERIE ?

Pour y accéder, vous pourrez vous connecter à APPLIS, votre nouveau kiosque de services numériques, accessible à partir du 2 juillet depuis la barre d'outils du web étudiant.


Vous pourrez aussi paramétrer votre mobile ou votre Outlook pour gérer vos messages, calendrier et contacts mais nous y reviendrons dans une prochaine actualité.

  AVANT DE PARTIR EN VACANCES, ARCHIVEZ VOS DOCUMENTS DU BV !

Après la migration de votre messagerie, il est temps de récupérer dès à présent vos documents du BV.

Comment procéder ?
1 - Tout d'abord, faites le ménage dans vos documents, ceux de votre environnement privé et ceux liés aux groupes dont vous faites partie. Depuis votre BV, supprimez les documents obsolètes (sans oublier ceux de vos sous-dossiers), videz la corbeille, fermez les groupes morts, etc.
Notez que si vous souhaitez conserver des documents de groupes dont vous êtes membre (et non propriétaires), il est vous faudra les télécharger séparément, ceux-ci n'étant pas inclus à l'archive générée.

2 - Quand vous êtes prêt.e, connectez-vous à l'outil de récupération des données : https://appliphp-prod.univ-lyon2.fr/recup/ et demandez l'archivage de vos documents.

3 - Quelques temps après, vous recevrez un courriel vous informant du traitement de votre demande. Vous serez invité.e à télécharger votre archive sur votre ordinateur (sous la forme d'un fichier .zip).

4 - Une fois l'archive décompressée, vous y trouverez :
  • un dossier à votre nom contenant vos documents personnels
  • un dossier par groupe dont vous êtes propriétaire
Note : l'arborescence de vos dossiers est conservée, mais les dossiers vides ne sont pas archivés.

Un conseil : n'attendez pas trop ! N'oubliez pas que votre BV contient notamment vos relevés de notes et qu'il vous sera plus difficile de les récupérer à la rentrée.

 FOIRE AUX QUESTIONS (FAQ)

Il n'y a pas d'outils documents dans Outlook : que puis-je utiliser pour mes documents personnels ou mes dossiers partagés ?
Dans le cadre de vos études, vous avez accès à un stockage OneDrive de 1 To (téraoctet, soit 1.000 Go) via la plateforme Office365 accessible depuis APPLIS

Qu'est ce qui ne sera pas migré depuis mon BV en terme de messagerie ?
Les signatures, filtres définies dans le bureau virtuel ne sont pas récupérables d'une plateforme à l'autre : il vous faudra donc les recréer sur la nouvelle plateforme.

Si l'on souhaite travailler à plusieurs sur un document, que préconisez-vous ?
Là encore, Office365 propose une version en ligne de la suite Office qui intègre des fonctions de partage et d'édition à plusieurs en temps réel.

Où puis-je trouver des ressources pour me former ?
Dans les mois à venir, des ressources internes vous seront proposées. En attendant, vous pouvez vous reporter à l'aide en ligne des outils ainsi qu'aux tutoriels proposés par Microsoft sur leur centre d'aide et de formationo, notamment sur l'outil de messagerie, les concepts de base d'Office365 et le travail collaboratif.
ATTENTION : ces vidéos ne sont pas spécifiques à Lyon2, il se peut que certaines indications diffèrent par rapport à notre plateforme.

Contact

Des questions ? Besoin d'aide ?
Rapprochez-vous du Guichet des services numériques (GSN).

04 78 77 24 15
de 9h à 17h non stop

Notez bien que ceux-ci sont désormais fermés pour l'été mais une hotline téléphonique a été mise en place pour répondre à vos questions dans le cadre de la transformation de nos #ServicesNumériques.

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